Style Switcher

Predefined Colors

Opublikowano

10 zasad efektywnego zarządzania czasem

Autor: avida0 komentarzy Kategoria: Aktualności

 

10 zasad efektywnego zarządzania czasem

Metod zarządzania, planowania i organizowania czasu jest wiele, jednak wszystkie z nich mają pewne części wspólne. Zebraliśmy 10 z ich, aby pomóc Tobie w codziennej pracy oraz efektywności działania. Na początek prawda prosto w oczy! Nie ma czarodziejskiej różdżki, dzięki której wydłużymy dobę, czy zwiększymy ilość dni w kalendarzu. Od dziś przestajemy narzekać, że „nie mamy czasu” i bierzemy sprawy w swoje ręce, bo każdy z nas ma codziennie do dyspozycji 24 godziny i ani chwili dłużej. Dla każdego po równo- a co! Zatem…  Kiedy Twoje zadania się piętrzą i masz wrażenie, że cały czas „masz coś na głowie” warto żebyś przyjrzał się temu w jaki sposób działasz. A co jeśli jest SPOSÓB na wybór tych zadań, które najbardziej przybliżą Cię do realizacji celów i POMOC w odcięciu tych, które ten czas tylko zabierają, nie dając nic w zamian?

Zainwestuj te kilka minut i przekonaj się, czy poniższe zasady pomogą Ci w Twoich codziennych zadaniach: prywatnych, czy zawodowych– być może niektóre już znasz i stosujesz, być może niektóre znasz tylko z teorii. Sprawdź i weź coś dla siebie z niezbędnych zasad planowania swojego czasu:

 

1.  Rób listę zadań

Wypisuj wszystko co masz do zrobienia, na razie bez żadnej analizy. Pozwoli Ci to zebrać w całość wszystkie czynności, które są przed Tobą. Jeśli masz wszystko tylko w swojej głowie, przeskakujesz myślami z jednego zadania na drugie, bez większego planu i pomysłu jak je zrealizować. Jesteśmy wzrokowcami, dlatego spisanie całości na jednej kartce jest nam po prostu potrzebne. Dodatkowo- ‘przestrzeń’ Twojego myślenia, która dotychczas była zajęta pamiętaniem o WSZYSTKIM, będzie mogła skupić się na działaniu.

2.  Oceniaj czas trwania czynności

Czasami nie wyrabiamy się z danym zadaniem, bo poczyniliśmy błędne założenie co do długości jego trwania. Konsekwencją jest to, że nakłada się ono na kolejne i kolejne, przez co bywa, że nie uda Ci się zrealizować planu całego dnia. Bo planować trzeba umieć Przy każdym zadaniu napisz zatem orientacyjny ( i realny!) czas jego trwania, mając na uwadze wszelkie dopuszczalne opóźnienia, które mogą się przydarzyć np. kolejka na poczcie, wypad na stację, czy korki na drodze.

3.  Ustalaj priorytety

Na wypisanej liście zadań oznacz te NAJWAŻNIEJSZE– to te, które MUSISZ zrobić w pierwszej kolejności, oraz te, które przybliżają Cię od realizacji Twoich celów. W pierwszej chwili wszystkie zadania mogą wydać się równie ważne, jednak zastanów się i przeanalizuj dokładniej, które są istotne ze względu na Twoje obowiązki i cele, dopiero później oznacz te, które mogą chwilę poczekać. Nie martw się, jeśli znajdziesz na swojej liście zadania, które nie wydają Ci się super ważne– to istotne odkrycie, bo może okazać się, że najbardziej czasowo angażujesz się w zadania kolegi z pracy, który poprosił Cię o pomoc.

4.  Grupuj podobne czynności

Spójrz teraz na zadania z punktu widzenia tematyki jakiej dotyczą– być może na swojej liście, masz zapisane np. „wysłanie maila do Klienta” w pięciu różnych miejscach swojej listy. Pogrupowanie ich tematycznie pozwoli skupić się na danej czynności  i wysłanie 5 maili do Klientów potrwa zdecydowanie krócej, niż gdybyś zabierał się do nich na przemian z innymi zadaniami np. „wyjazdem do Klienta” czy „przygotowaniem raportu”. To samo dotyczy czynności wykonywanych prywatnie, które z pewnością można skategoryzować.

5.  Eliminuj „złodziei czasu”

Zatrzymaj się na chwilę i zobacz co najbardziej okrada Cię z czasu– FB, IG, który odświeżasz co 10 minut podczas wykonywania pracy, czy może kolega/ koleżanka, która cały czas prosi Cię o jakąś przysługę, bądź snuje niekończące się opowieści. Następnie zastanów się czy nie potrafisz, czy nie chcesz jej odmówić? Remontujesz mieszkanie? Na pewno przeglądasz wszystkie możliwe inspiracje dostępne w necie. Twoje dziecko wyrasta z ubranek? Koniecznie musisz przekopać setki ogłoszeń! Wszystko jasne, ale rób to wtedy, gdy rzeczywiście masz na to czas. Przekonaj się jak bardzo możesz zyskać w organizacji swojej pracy i życia, pozbywając się „zjadacza”. Jak już namierzysz „złodzieja”– potrenuj asertywność: względem siebie i innych.

6.  Deleguj zadania, których nie musisz robić sam

Przyjrzyj się ponownie swojej liście zadań i sprawdź, czy są na niej takie, które nie należą do Twoich obowiązków i ktoś podrzucił Ci „zgniłe jajo”. Nie mamy na myśli sytuacji, w której ktoś prosi Cię o pomoc, a o sytuacji, w której przerzuca na Ciebie swoje zadania, rozwalając Tobie plan dnia… Firmowo: być może na liście Twoich zadań są takie, którymi zajmuje się konkretny dział w firmie, w której pracujesz? Im to zajmie chwilę, a Ty skupisz się na swoich sprawach.

7.  Kontroluj realizację zadań

Ważne, aby trzymać rękę na pulsie i kontrolować etapy realizacji. Znasz deadline tych najpilniejszych, więc by móc skutecznie działać i wprowadzać adekwatne narzędzia w odpowiednim czasie miej poczucie, że nad nimi panujesz. Mówiąc wprost- unikaj pożarów, np. wykonaniem kontrolnego telefonu do osoby, od której nie dostałeś jeszcze raportu potrzebnego do prezentacji, którą musisz dziś skończyć. Ponadto zadnia, które już wykonałeś odznaczaj na swojej liście kolorem, przysłowiowym ptaszkiem, lub po prostu skreślaj. Nic nie działa bardziej motywująco jak kurcząca się lista czynności do wykonania.

8.  Przenoś sprawy niezałatwione

Uwzględniaj w planie dnia zadania, który przeszły z dnia poprzedniego. Nie traktuj ich jako ‘spadek’, bo z jakiś przyczyn zabrakło Ci na nie czasu? Zatem… zarezerwuj na nie czas i przestrzeń, żeby nie spowodować natłoku deadline’ów. Cały czas pamiętaj o realnym szacowaniu czasu przeznaczonego na dane zadanie, by nie powielać błędów.

9.  Zadania ‘nieprzyjemne’ i trudne realizuj na początku dnia

Nie pozwól na to, by czynności, które wywołują u Ciebie presję i stres kumulowały się przez cały dzień. Nie czekaj, bo nie ma na co! Im szybciej wykonasz telefon do problematycznego Klienta, czy załatwisz sprawy prywatne mające istotny wpływ na harmonogram całego dnia- tym lepiej. Nikt nie wykona ich za Ciebie.

10.  Znajdź czas na to co nieprzewidziane, odpoczynek, kreatywność i samorealizację

Planuj przestrzeń na wszystkie zadania, które pojawić się mogą niespodziewanie, bądź uzależnione są od czynników zewnętrznych. Miej poczucie, że kontrolujesz wszystkie swoje sprawy, dbając o równowagę między sferę zawodową i osobistą. Ważne, żeby nie funkcjonować wyłącznie w oparciu o check-listę zadań w pracy. Przypomnij sobie co jest dla Ciebie ważne w życiu i po co żyjesz 🙂 Pozwoli to Tobie na bycie nie tylko efektywnym w swoim działaniu, ale także spełnionym wewnętrznie, hobbystycznie i społecznie.

 

Zasad efektywnego zarządzania czasem jest wiele, ale czasem trzeba rozpocząć od wdrożenia tych oczywistych Zmiany systemu pracy, organizacji dnia, czy sposobu planowania będą widoczne dopiero wtedy, gdy wprowadzi się je w życie. Samo rozpisanie listy zadań nie zapewni Ci sukcesu, jeśli nie zaczniesz nimi zarządzać. Zapewniamy Cię, że dzięki powyższym 10 wskazówkom, MOŻESZ realnie wpłynąć na jakość Twojego życia zawodowego i osobistego. Spróbuj przez okres tygodnia trzymać się powyższych zasad i oceń co się zmieniło. Ryzykujesz zaledwie… poprawę jakości swej pracy i organizacji życia prywatnego 🙂

3mamy za Ciebie kciuki i czekamy na Twoją opinię, czy wpis był dla Ciebie przydatny! 🙂

 

____ POBIERZ PDF’a w wersji do druku z miejscem na Twoje notatki____

 

Z pozdrowieniami,

Akademia Avidy

 

 

 

Tagi: , , , , , , , , , ,